Qualsiasi azienda attiva sul mercato, indipendentemente dal settore, dalla tipologia di azienda e dalle dimensioni, ha la necessità di dotarsi di un sistema di archiviazione dati sicuro e robusto. I dati sono oggi, a tutti gli effetti, un patrimonio aziendale e come tale devono essere salvaguardati. Soprattutto, in un’ottica di tutela, privacy e concorrenza, i dati aziendali sono un elemento sensibile e possono finire nelle mani di pirati informatici.

Diversi sono i sistemi per comprimere e criptare i dati, così come diversi sono i sistemi di archiviazione dei dati e i supporti sui quali è possibile conservarli. Vediamo in dettaglio alcune tra le variabili da tenere in considerazione quando l’azienda deve decidere dove e come archiviare i propri dati.

Archiviare i dati aziendali, quali sono i sistemi e i supporti idonei?

Sistemi Storage
I sistemi di storage sono, semplicemente, dei sistemi che si occupano di memorizzare dati. Esistono tipologie diverse di storage. Ad esempio, possiamo avere un piccolo server in una rete aziendale, collegato a 10-20 computer in ufficio, e dotato di alcuni hard disk, oppure armadi SAN (Storage Area Network) che contengono centinaia di hard disk. Un altro metodo per conservare i dati aziendali è utilizzare tecnologie cloud che distribuiscono i dati usando datacenter in tutto il mondo.

Supporti per l’archiviazione

I supporti standard attuali sono hard disk (HDD – archiviazione magnetica su dischi di metallo che girano ad alta velocità) e solid state (SSD – stesso tipo di memoria flash usate nei cellulari). Gli HDD sono più economici, gli SSD sono più veloci.

Comprimere e criptare i dati per l’archiviazione

I dati devono essere cifrati se sono dati sensibili che vengono memorizzati su sistemi esterni all’azienda (cloud) o anche su sistemi interni, ma rappresentano dati delicati. Bisogna però avere una corretta gestione delle chiavi di cifratura: parecchi dei furti di dati avvenuti in tempi recenti ha coinvolto dati cifrati in cui le chiavi non erano protette adeguatamente.

Differenze fra backup e archiviazione dati

Il backup è una copia dei dati (e spesso anche delle applicazioni) presenti sul computer, si fa a scopo di sicurezza per evitare la perdita di dati. Con archiviazione dati intendiamo invece la creazione di un sistema di dati aziendali, ai quali tutti gli utenti, nel rispetto delle policy aziendali, possono accedere.

Con l’avvento dei Big Data, occorre ampliare e considerare l’archiviazione di grandi volumi di dati. Infatti i big data ci costringono a progettare, gestire e mantenere sistemi di archiviazione dati capaci di gestire e processare volumi sempre maggiori.

Archiviare i dati aziendali, meglio in Cloud?

Nel caso dell’archiviazione dei dati con sistemi di Cloud occorre tenere in considerazione variabili diverse, cruciali per l’azienda. Di solito i costi per un sistema di archiviazione in cloud sono più bassi rispetto a quelli necessari per mettere in piedi e mantenere un proprio sistema di archiviazione dati. Ma non si possono valutare solo i costi senza tenere in conto le politiche aziendali: non tutti sono favorevoli a dare in outsourcing la gestione dei dati aziendali. Per questo, al fine di trovare il miglior equilibrio tra costi e politiche aziendali, spesso si ricorre a soluzioni ibride in cui una parte dei dati è sul cloud, mentre una parte, “critica”, rimane in azienda. Quando l’azienda si appresta a scegliere sulla base di politiche aziendali o su valutazione costi, occorre sempre ricordare che non sempre i sistemi aziendali sono più sicuri del cloud, perché possono essere vulnerabili e facilmente attaccabili.

Sistemi di archiviazione e ricercabilità dei dati: valutazioni e schemi

Una volta scelto il supporto ed il metodo di archiviazione, il processo non è ancora completo! È durante la fase di archiviazione che occorre prevedere anche un sistema di ricercabilità dei dati, ovvero un metodo di archiviazione che permetta di ricercare e trovare i dati archiviati anche a chi verrà dopo, anche a chi non ha ideato il sistema. Un esempio chiaro per spiegare i criteri di ricercabilità – quindi di archiviazione che precede – dei dati è quello degli elenchi del telefono. Il vecchio elenco del telefono riportava per ogni abbonato, in ordine alfabetico, il numero telefonico. Chi ha interagito con un elenco del telefono capisce che con un elenco è facile trovare il numero di un abbonato, dato il suo nome, ma se la domanda fosse stata “Ho trovato una chiamata persa sul mio cellulare, come faccio ad associarlo ad un nome?”, l’elenco non sarebbe stato poi così utile! Sarebbe servito un altro tipo di elenco, con le stesse informazioni (associazione nome-numero), ma ordinato per numero di telefono e non per nome.

La ricercabilità dei dati dipende fortemente dal tipo di dati e dalle informazioni che si vogliono ottenere. Spesso abbiamo sistemi ottimizzati per alcuni tipi di ricerche che poi vanno lentissimi non appena cambiamo il tipo di ricerche che vogliamo fare. È quindi fondamentale prevedere a monte gli utilizzi e le ricerche che si potrebbero associare al volume dei dati prima di passare all’archiviazione degli stessi.

La tecnologia è di grande aiuto allo sviluppo del business aziendale. Un approccio disruptive alla innovazione tecnologica è necessario se si vuole velocizzare i processi aziendali integrando le informazioni e le piattaforme che li gestiscono. L’innovazione tecnologica coinvolge anche il marketing ed è parte della digital transformation di un’azienda.

Perché è necessario un approccio disruptive alle nuove tecnologie

Tutti noi utilizziamo ogni giorno tecnologie che sono state introdotte come elementi di disruptive innovation rispetto a quelle precedenti: pensiamo a WhatsApp, che ha rivoluzionato anche il modo di lavorare tra colleghi o ai tool di videoconferenza, come Skype e Google Hangouts, con i quali sono state sostituite molte riunioni in presenza. Le implicazioni per le aziende e i loro manager sono di rilievo, perché una video call è in genere più breve ed efficiente di una riunione tradizionale e permette di ottimizzare il tempo dei partecipanti, riducendo gli spostamenti e i costi conseguenti.

Le aziende stentano ad adottare tecnologie troppo innovative

Nelle aziende un approccio disruptive, tipico delle start up, non è sempre vissuto come una opportunità. Lo confermano alcuni rapporti che sono univoci nel rilevare come i manager che hanno raggiunto risultati di business consolidati mostrino in genere un approccio meramente incrementale all’innovazione tecnologica. Essi ritengono che, una volta che il prodotto è ben definito e ha raggiunto una soddisfacente penetrazione del mercato, l’adozione di nuove tecnologie sia ormai finalizzato all’innovazione di processo, che efficienta il lavoro e riduce i costi.

Perché le aziende sono spesso poco attratte dall’innovazione tecnologica? Si può intuire che i cambiamenti più disruptive vengano considerati rischiosi, perché presentano elementi di incertezza rispetto alla situazione esistente. Altro motivo può essere legato a strategie che fanno riferimento al mercato attuale e alle modalità di acquisto, che appaiono generare risultati soddisfacenti. In molti casi è evidente la difficoltà di interpretare i bisogni reali dei clienti per elaborare strategie di business attraverso un processo di digital transformation. Se il focus dell’azienda è ancora centrato sul prodotto e sul fatturato e non sul cliente e sulle sue necessità – in sostanza focalizzato sulla offerta attuale anziché sulla domanda – non si tenta di costruire il prodotto disegnandolo sulle esigenze del cliente. In sostanza non si innova, se non nella produzione e nella logistica, per ridurre i costi operativi.

I trend tecnologici più disruptive dei prossimi anni

È quindi importante analizzare le nuove tendenze offerte dalla tecnologia, per verificare la possibilità di integrarle nella strategia di business o in quella di marketing. Ecco le più rilevanti:

 Analisi dei dati e AI

L’Intelligenza Artificiale, o AI, sarà sempre più presente nei software ERP e CRM. Il trend mostra che i software gestionali evoluti e quelli di gestione dei clienti e marketing automation si stanno orientando verso l’implementazione di questi elementi. Intelligenza artificiale e Machine Learning, utilizzati soprattutto per automatizzare i processi di data analysis ed elaborazione dei dati, guideranno le piattaforme gestionali e le applicazioni per dispositivi mobili. I dati continuano ad acquisire un forte valore, perché una strategia di  business e di marketing si rivela molto più efficace se guidata da elementi certi e misurabili. La loro analisi richiede forte competenza specifica, quindi la automazione di queste operazioni è sempre più funzionale al successo dell’azienda. La tendenza mostra in modo evidente lo sviluppo di strumenti di Predictive Analysis, nei quali software guidati dall’Intelligenza Artificiale elaborano una enorme quantità di dati per fornire rapporti predittivi sulle nuove tendenze e sui consumi futuri, interpretando la domanda degli utenti e i loro bisogni riguardo a prodotti e servizi.

 Internet of Things

Attualmente l’IoT è utilizzato per connettere oggetti a piattaforme di raccolta o trasmissione di dati, di carattere ancora elementare. La tendenza all’introduzione di questa tecnologia è sempre più interessante anche per le aziende, perché semplifica l’interazione uomo/macchina. Ne beneficeranno, ad esempio, il settore della logistica perché i sensori consentono di fornire agli strumenti, come carrelli, scaffali, magazzini e merci, una vita autonoma, almeno in parte. I macchinari, i locali, la filiera che prevede l’’immagazzinamento, l’imballaggio, la spedizione e la consegna, sarà gestita da macchine intelligenti, in grado di collaborare tra loro per ottimizzare i processi. Le fabbriche del futuro, legate al concetto di Industria 4.0, potranno così avvalersi di robotica automatizzata. Anche nella home automation l’IoT sta entrando prepotentemente, per ora intervenendo su termostati ambientali, gestione dell’illuminazione e dell’antifurto ma le prospettive sono davvero senza limiti e riguarderanno la dispensa, il giardino e tutte le automazioni, fino a strumenti che apprendono i comportamenti degli abitanti e prevengono le loro necessità. Anche gli assistenti virtuali, proposti già dai sistemi operativi per desktop e mobile, saranno sempre più presenti nella vita delle persone. Introdotti nelle abitazioni grazie a Siri, Cortana, Google Assistant e Alexa, queste interfacce per la conversazione – una delle quali realizzata non a caso da Amazon – consentiranno di ordinare la spesa e fare acquisti online. In casa si hanno spesso le mani occupate e già oggi è possibile ascoltare notizie, richiedere informazioni sul meteo, su orari e molto altro attraverso semplici comandi vocali.

Italia è sempre più digitale. Lo dicono i numeri del mercato di riferimento, ancora in crescita dopo la ripresa e la buona salute già registrata negli anni scorsi, con una incremento nel 2017 del 2,3% ad oltre 6,8 miliardi di euro. Il trend positivo evidenziato delle rilevazioni di Anitec-Assinform (l’associazione di Confindustria che raggruppa le principali aziende del settore digitale) è destinato a durare anche nei prossimi anni: +2,6% per il 2018, +2,8% per il 2019, +3,1% per il 2020. Gli anni bui sono dunque alle spalle, grazie al traino delle componenti più legate all’innovazione, ma solo la continuità delle politiche per la digitalizzazione già avviate (dall’l’inclusione digitale di Pmi e territori alla modernizzazione della Pa e lo sviluppo diffuso delle competenze) permetterà il recupero del forte gap digitale accumulato in passato.

Siti internet più efficaci, presenza sui social media, gestione delle relazioni con i clienti e trasposizione di archivi e software in ambienti cloud. Sono questi gli strumenti e servizi digitali ai quali le imprese di piccole o medie dimensioni e gli studi professionali guardano con maggiore interesse. Nella maggior parte dei casi (il 50 e 51% rispettivamente), c’è la convinzione che gli investimenti sulla digitalizzazione nel prossimo futuro siano destinati a crescere, di circa un terzo.

Il rapporto tra piccole imprese, studi professionali e mondo digitale è stato oggetto di una indagine Nielsen, presentata in occasione della Digital Week di Milano. Un lavoro che mette in evidenza come ci siano diffuse richieste di innovazione tra le aziende, anche di dimensioni più piccole, e che in fondo gli ostacoli a compiere un passo deciso nel mondo della digitalizzazione siano più di carattere burocratico e culturale che di tipo economico